Hur ser den administrativa vardagen ut i Sveriges till ytan största kustkommun, och vilka utmaningar ställs man inför? Hur gör man för att inte missa en tidsbegränsad anställning som går ut, eller för att matcha kompetenser till medarbetare? Vi stämde träff med två av Skellefteå kommuns trogna medarbetare för att samtala om just dessa intressanta frågor – och se vilka lösningar som finns!
Skellefteå är en stor kommun till ytan, jämförbar med hela Skåne, och täcker ett stort geografiskt spann i norra Sverige. Som kommun listar man några av sina största fördelar som att människor hinner mer utan att behöva öka tempot, att tillvaron går lättare gå ihop, och förutsättningar att leva tryggt och samtidigt våga utforska nya drömmar.
Ett långvarigt samarbete
WinLas har varit en naturlig del i Skellefteå kommuns arbete för att underlätta personaladministration och säkerställa kommunens arbete, ett långvarigt samarbete under en större del av 2000-talet. Skellefteå kommun har ca 8500 anställda, och en av dem är Ulla-May Wikström. Hon har jobbat många år inom kommunen, och arbetar just nu som systemförvaltare för WinLas. Ulla-May är den naturliga kontaktpersonen för kommunens alla förvaltningar när det gäller utvecklingsönskemål, felsökningar och stöd gällande LAS-frågor, kurser och anställningstid etc. Vi träffar också kollegan Christin Thorsell, som har jobbat sedan 2019 som lönekonsult inom kommunen, och som nyligen övergått till systemförvaltning bland annat för WinLas.
Kompetensbitarna faller på plats
Idag upplever de båda att man inom kommunen har ett något åldrande klientel, vilket kräver många kommunanställda för att tillgodose invånarnas behov. De har båda sett svårigheterna med att exempelvis rekrytera rätt kompetens till rätt plats, och ser en utmaning där även i framtiden.
Här har WinLas varit till stor hjälp, då Skellefteå kommun sedan 2015 har jobbat med WinLas Kompetensmodul. Detta ger möjligheten att matcha kompetenser för olika yrken mot en arbetares nivå, vilket underlättar för chefer vid rekrytering och vidareutveckling för medarbetare utifrån gällande yrkeskrav. Ulla-May fortsätter med att berätta att Skellefteå kommun även använder WinLas för att läsa in lärarlegitimationer från Skolverket samt legitimationer från Socialstyrelsen.
Kompetensmodulen, fortsätter Ulla-May, har stor potential, och genom att fastställa ”det här kommer vara oss till nytta, vi kommer vilja mäta det här” och besvara frågorna ”vad, varför och hur” när det gäller hantering av informationen i kompetensmodulen, så är den ett verktyg som kan göra vardagen betydligt lättare. ”När de bitarna är på plats kan man se stor nytta!”, säger Ulla-May med stort engagemang, och menar att fokus då kan ligga mer på verksamheten – att ta hand om brukarna, lärande för barnen, att sköta om fastigheterna etc.
Full kontroll på tidsbegränsade anställningar
Man nyttjar också WinLas för att hålla koll på tidsbegränsade anställningar som är lagstadgade. Här får respektive chef alltså en påminnelse när anställningen håller på att löpa ut, en funktion som är till nytta för hela kommunen inom alla olika avdelningar. WinLas blir ett verktyg som knyter samman kommunens förvaltningar och hjälper till att skapa ordning och struktur.
Vi samtalar vidare om hur WinLas kan underlätta arbetet för chefer och administrativ personal, och Ulla-May kommer snabbt fram till ett konkret exempel från vardagen när det gäller WinLas hantering av lagstadgade hälsoundersökningar. Hon menar att när det gäller exempelvis deltidsbrandmän så har kommunhälsan fått behörighet att ta del av WinLas information för kalla deltidsbrandmän vars anställningar håller på att gå ut till medicinska kontroller, vilket underlättar för ansvarig chef att säkerställa att medarbetaren har erbjudits och fått förnyade hälsoundersökningar som är ett krav för arbetsuppgifterna. Alla undersökningar och dokument är klara i god tid!
Täta chefsbyten inget hinder
En annan utmaning som kommunen ställs inför är att vissa förvaltningar har täta chefsbyten. Här har man sett att WinLas Personalanteckningar är ett fantastiskt hjälpmedel vid medarbetarsamtal etc. Det är positivt att anteckningarna och alla dokument är samlade på ett ställe, och dokumentationen följer med medarbetaren oavsett vem som är chef. Ulla-May poängterar även att chefsbehörigheterna kommer in per automatik i WinLas, det är alltid korrekt angivet vem som är chef över vilka medarbetare, något som underlättar då det inte kräver någon manuell hantering jämfört med förr i tiden när allt detta skulle göras manuellt. Detta sparar både tid och pengar!
Att växa och utvecklas med tjänsten
Fortbildning är också något som är viktigt, det enas både Christin och Ulla-May om. Inom personaladministration gäller det att hålla sig uppdaterad, och Ulla-May har själv deltagit flitigt på WinLas olika webbinarier och utbildning, nu senast bland annat gällande den nya LAS:en och även serien om arbetsrätt. Hon menar att det är intressanta och aktuella ämnen som är relevanta för henne i hennes tjänst som systemförvaltare.
Ärlighet, uppriktighet och ömsesidigt förtroende
Som avslutning skickar Ulla-May med sammanfattningsvis att när det gäller systemstöd för att hålla koll på anställningstid och arbetsrätt så finns det inget som kan mäta sig med WinLas. Christin instämmer, och lägger även till att när det gäller att fånga upp LAS-frågor och flagga för när det är dags för konvertering så är WinLas toppen! Ulla-May nämner även att hon uppskattar WinLas ärlighet och uppriktighet som företag. Kundsupporten är trevlig och kunnig, man lyssnar till feedback och håller dialog. En bra relation till kunderna är viktig, och bygger på ett ömsesidigt förtroende – något de båda tycker att WinLas lyckats med.
