Umeå kommun benämns ofta som en digital organisation som ständigt arbetar med digitalisering utifrån ledorden hållbarhet och effektivisering. När WinLas Webb aktiverades 2020 satte kommunen ett effektmål att öka medvetenhet kring lagen om anställningsskydd (LAS) och att minska administrationen kring den. Idag finns det över 1 200 användare som tar del av sina personalanteckningar och självklart status på sin anställning i relation till LAS.
Sara Boström är HR-konsult i Umeå och varit en av nyckelspelarna i satsningen och berättar i 3 steg hur de arbetat för att serva och involvera medarbetarna till att ta del av LAS-status och begära sin rätt till företräde – direkt i systemet.
Steg 1: Vad ska användare göra och när?
Sara berättar att när Umeå kommun skaffade WinLas Webb beslutades det tidigt att det önskade effektmålet skulle vara att öka medvetenheten kring LAS ute i hela organisationen för alla användare. Den tidigare post och brev-hanteringen kring varsel upplevdes krånglig och hanterades av ett fåtal personer, varför rutinen kring varsel och företräde prioriterades.
Varför ska vi skicka blanketter fram och tillbaka hela tiden när det kan digitaliseras?
Rutinen sattes till att chefen skickar ut beskedbrev till anställda istället för HR som gjort det tidigare. Medarbetaren skulle därefter begära företräde direkt i systemet.
Steg 2: Öka medvetenheten ute för cheferna
Kunskapen kring LAS var olika för cheferna, varför nästa steg blev att utbilda chefer i arbetsrätten och den nya rutinen. Men hur skulle utbildningen formas? Utbildning för cheferna skedde genom att direkt i WinLas visa hur man via inbyggda funktioner efterföljer lagen för cheferna live. Sara berättar att det var mycket uppskattat att bjuda till möten och diskutera de olika fallen som kan dyka upp. Fokus för den obligatoriska utbildningen var att låta cheferna bekanta sig med att tolka LAS utifrån WinLas.
WinLas är ju väldigt pedagogiskt anpassat så det var naturligt att visa direkt i systemet.
Steg 3: Kommunicera rutinen till medarbetarna
I samband med att cheferna tränades skapades guider och hjälptexter där medarbetarna var målgruppen. Det skulle vara enkelt att hitta till WinLas och nå funktionen att begära företräde. En viktig del i kommunikationen är beskedbrevet, som ges från chefen. Där förklaras hur medarbetaren hittar till WinLas och hur företräde begärs.
Resultat
Förutom att begära företräde kan medarbetarna även ta del av sin LAS-status (staplarna). De har därmed alltid tillgång till att undersöka hur nära de är till företräde eller konvertering. Detta har varit en mycket positiv förändring, som enligt Sara, besparat många telefonsamtal och mejl. Det har därmed både avlastat för HR och ökat servicen.
”Det här är våra skyldigheter och rättigheter vi pratar om. Och nu har vi
stödet för att efterfölja dessa.”
Ytterligare en positiv effekt som nämns är att tid för att få färdigt varselhanteringen minskar från tidpunkten då chefen meddelar medarbetaren till att medarbetaren begärt företräde direkt i webben. Tidigare hantering innebar dels väntetetid för postgången, dels tiden det tog att centralt registrera företräden i WinLas .
Att dokumentera blanketten har man även slutat med då det i WinLas syns när varselbrevet skickades ut och att det loggas när och av vem som begärde företrädet. Sara lyfter att det är skönt och bra för miljön att det finns verktyg att följa upp vem som skrev ut brev när och vem som begärde företräde.
Vill ni också inkludera medarbetarna likt Umeå?
Om ni också är intresserade av att låta medarbetarna begära företräde direkt i WinLas är det alltid välkommet att kontakta oss på WinLas/ vår support. Vi kan stötta i samtliga steg beskrivet ovan med allt ifrån skräddarsydda utbildningar, anpassningar i systemet med mer.
Du hittar även inspiration i vårt Hjälpcenter nedan.
